Datenmigration – Übergabe an neue Systemumgebungen

Datenmigration – Übergabe an neue Systemumgebungen

Sie würden gerne die Vorteile einer neuen Warenwirtschaft oder CRM-Software nutzen, möchten aber nicht auf Ihre Daten aus Ihrer alten Umgebung verzichten? Viele Anbieter versprechen eine Datenmigration – aber wissen Sie auch, was sie darunter verstehen?

Stamm- und Bewegungsdaten

Wir unterscheiden zwischen „Stammdaten“ und „Bewegungsdaten“. Stammdaten sind Daten, die sich üblicherweise längerfristig nicht ändern wie z.B. Kunden- und Artikeldaten. Bewegungsdaten sind situationsbezogene Informationen in Belegen wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.

Die Stammdatenübernahme ist einfacher als der Import von Bewegungsdaten, aber nicht so einfach, wie man auf den ersten Blick meinen könnte. Man kann zwar Namen, Straße, PLZ und Ort relativ einfach übernehmen. Wenn in der Ursprungssoftware die Daten anders strukturiert sind, z.B. Vorname und Name oder PLZ und Ort in einem Feld stehen, müssen die Daten aufgeteilt werden.

Dann gibt es noch Daten, die einem Kunden oder Artikel zugeordnet sind, wie kundenspezifisch abweichende Preise oder Artikellieferanten. Obwohl diese Daten oft sehr wichtig sind, können sie nur wenige Dienstleister übernehmen.

Wiederholbare, toolbasierte Migration

Die Möglichkeit der toolbasierten Migration erlaubt Ihnen, nach einer Testmigration mit Ihren Original-Daten im neuen System auf Probe zu arbeiten. Ihr Altsystem kann solange weiterlaufen und Sie können ohne Risiko alle Funktionen und Abläufe unter Realbedingungen testen. Erst wenn Sie rundum zufrieden sind und alles passt, erfolgt die Migration zum Stichtag. So ist es möglich, an einem Tag bis abends mit dem Altsystem zu arbeiten, und am nächsten Morgen in aller Ruhe mit dem aktuellen Datenstand und allen Daten im neuen System weiterzumachen. Keine Unterbrechungen, kein Umsatzverlust, kein Risiko.

Verbesserung der Datenqualität

Die Datenmigration bietet auch eine gute Gelegenheit, um die Qualität der Daten zu überprüfen und meistens auch gleich zu verbessern. Einfaches Beispiel: Im Altsystem stehen Vorname und Nachname in einem Feld, manchmal “Max Mustermann” oder aber “Herr Mustermann, Max” oder “Herr Dr. Max Mustermann” und ähnliche Variationen. Im neuen System sollen Titel, Vorname und Nachname in eigene, dafür vorgesehene Felder eingetragen werden. Das gleiche braucht man oft auch bei der PLZ oder Hausnummer. Unsere Lösung kann beispielsweise erkennen, ob es sich um einen Vornamen, Nachnamen oder Titel handelt und kann die einzelnen Teile korrekt identifizieren, trennen und in die entsprechenden Felder übergeben.

Datenmigration in der Praxis

Ein Kunde aus dem Handel arbeitete mit der Warenwirtschaft SAGE OfficeLine Evolution. Es wurden zwei Mandanten verwaltet. Zum Zeitpunkt der Datenübernahme waren weit über 100.000 Belege, etwa 1,3 Millionen Belegpositionen und über 1.000 Adressdatensätze aus den letzten 10 Jahren im Altsystem gespeichert.

Die Zielstellung

Übernahme …

  • … der Stammdaten wie zum Beispiel Kunden- und Lieferantenadressen
  • … der Artikelstammdaten inklusive Handels- und Produktionsstücklisten
  • … der Bewegungsdaten wie zum Beispiel die Belege des Einkaufs und Verkaufs
  • … von Belegpositionen und Zuschlägen
  • … von mehr als 100.000 Belegen, 1,3 Millionen Belegpositionen, mehr als 1.000 Kunden- und Lieferantendatensätze

Die Lösung

Als Lösung dieser Anforderung entstand ein Werkzeug, mit welchem der erfolgreiche Umzug in die SelectLine Warenwirtschaft stattfinden konnte. Das Werkzeug stellte eine direkte Verbindung zur MS-SQL-Datenbank des Quellsystems her, um von dort die Daten in das Zielsystem zu übertragen. Die Übertragung in die SelectLine Warenwirtschaft erfolgte über direkte Datenbank-Zugriffe und die integrierten Import-Werkzeuge.


Unser Service für Sie

Für Selectline– und cobra-Projekte, aber auch für andere ERP- und CRM-Systeme, führen wir auch anspruchvollste Datenübernahmen aus beliebigen Altsystemen durch.

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Programmierung – Erweiterung von Standardsoftware

Programmierung – Erweiterung von Standardsoftware

Thiemann Computer bietet Individual-Programmierung für cobra CRM und SelectLine sowie weitere populäre CRM- und ERP-Programme an. Insbesondere programmieren wir für Sie:

  • Universelle Schnittstellen zwischen kaufmännischer Software und Webshops oder anderen Datenbanken
  • Datenmigration zur Umstellung der WaWi-, ERP- oder CRM-Software
  • Vollständig automatisierte Datenmigrationen zum Stichtag ohne auch nur einen Tag Arbeitsausfall
  • Individual-Programmierung in Java, VB und VBA
  • Erweiterung von Standardsoftware über API-Schnittstellen
  • SQL-Abfragen

Unsere eigenen Softwareentwicklungen

  • cobra 1:n Serienbrief ermöglicht es, in cobra CRM Informationen aus beliebigen Zusatztabellen oder freien Tabellen auch in Serienbriefen auszugeben.
  • SQL 1:n Serienbrief erweitert ERP- oder CRM-Software mit MS-SQL Datenbanken um die Möglichkeit, Informationen aus beliebigen 1:n verknüpften Tabellen in Serienbriefen auszugeben.
  • Vollständig automatisierte Datenmigrationen zum Stichtag (ohne auch nur einen Tag Arbeitsausfall) von beliebiger kaufmännischer Software (Sage PC-Kaufmann, GS-Office, Microtech Büro Plus, Infounit und vielen anderen) zu SelectLine.
  • Vollständig automatisierte Datenmigrationen zum Stichtag (ohne auch nur einen Tag Arbeitsausfall) von beliebiger CRM-Software (Sage GS-Adressen, ACT!, ASPEN und vielen anderen) zu cobra CRM.
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Lexware – Kunden- und Finanzverwaltung

Lexware – Büro- und Kundenverwaltung

Mit der Produktlinie von Lexware bietet THIEMANN vor allem Startups und Kleinunternehmen günstige Einstiegslösungen für die Büro- und Kundenverwaltung an. Unser Schwerpunkt hierbei liegt vor allem auf folgenden Angeboten, die wir für besonders attraktiv halten.

Die verschiedenen Preismodelle und Ausbaustufen der Lexware-Produkte sind besonders für Existenzgründer sehr interessant. So gibt es günstige Startup-Modelle, die im Laufe der Zeit mit der Firma mitwachsen können. THIEMANN steht Ihnen hierzu mit begleitender Beratung und Hilfe bei Konfiguration, Updates oder Datenmigration zur Seite.

Lexware kundenmanagerLexware kundenmanager

Aktives Kundenmanagement ist mehr als Terminvereinbarung und regelmäßige Kontakte. Mit Lexware kundenmanager betreuen Sie ihre Kunden gezielt und individuell. So entstehen langfristige und erfolgreiche Kundenbeziehungen!

Lexware faktura + auftragLexware faktura + auftrag

Egal ob es um das Erstellen von Angeboten oder Rechnungen geht: Mit dieser Software bearbeiten Sie Aufträge im Schnelldurchlauf. Denn dank der perfekten Verknüpfung von Stammdaten und Verkauf werden ganze Arbeitsabläufe verschlankt. Die Verwaltung von Kunden, Artikel und Lieferanten gelingt übersichtlich und effizient.

Lexware warenwirtschaftLexware warenwirtschaft

Große Warenmengen, hohe Auftragsvolumen – für diese netzwerkfähige Software kein Problem. Ob Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung oder Projektverwaltung: Sie erledigen alle Aufgaben effizient. Und ausstehende Zahlungen bekommen Sie mit dem 3-stufigen Mahnwesen perfekt in den Griff.

Lexware kassenbuchLexware kassenbuch

Die einfache Kassenverwaltung für Freiberufler, Handwerker und Kleinbetriebe – mit Lexware kassenbuch leicht gemacht! Sie haben jederzeit den aktuellen Kassenstand im Griff. Ob Haupt-, Porto- oder Wechselkasse: Alle Buchungen sind im Nu erledigt.


Lexware lohn + gehaltLexware lohn + gehalt

Einfach und rechtssicher – so erledigen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Schritt für Schritt werden Sie durch die Abrechnung geführt. Genauso leicht werden alle wichtigen Unterlagen und Meldungen für den Betrieb, das Finanzamt und die Krankenkassen erstellt.

Lexware reisekostenLexware reisekosten

Die einfache Reisekostenabrechnung inkl. Fahrtenbuch für Selbständige, Arbeitnehmer und Unternehmen. Ob In- oder Auslandsreise, mit dieser Software ist die Reisekostenabrechnung in 3 Schritten fertig: Sie legen den Reisenden an, geben die Reisedaten ein und erfassen die Belege. Schon werden die Reisekosten nach den aktuellen steuerlichen Vorgaben berechnet. Ideal zur Abrechnung von bis zu 3 Reisenden.

Lexware fehlzeitenLexware fehlzeiten

Die einfache Urlaubsplanung und Fehlzeitenverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen. Lexware fehlzeiten macht die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung einfach und übersichtlich. Das Programm unterstützt Sie bei der Erfassung und Berechnung gesetzlicher Urlaubsansprüche, Mindestbesetzung oder Vertretungsregelungen.


Lexware QuickImmobilieLexware QuickImmobilie

Für die einfache Vermietung von bis zu 10 Einheiten. Die schnelle Verwaltungs-Software für private Vermieter mit bis zu 10 Miet- oder Gewerbeeinheiten. Zuverlässig, schnell und einfach erstellen Sie korrekte Abrechnungen und haben alle wichtigen Zahlen stets im Blick.

Lexware hausverwalterLexware hausverwalter

Das Profiprogramm für kleine und mittlere Hausverwaltungen. Mit Lexware hausverwalter werden die vielfältigen Aufgaben rund um die Hausverwaltung schnell und komfortabel erledigt. Die Software bietet alle Funktionen und die nötige Leistung, um beliebig viele Wohnungen und Häuser mühelos zu verwalten. Dabei behalten Sie jederzeit den Überblick. Auf Knopfdruck lassen sich die Abrechnungen und alle wichtigen Auswertungen erstellen.

Zu den vorgestellten Produkten gibt es verschiedene Preis- und Lizenzmodelle. Weitere Lösungen und Preise auf Anfrage.

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MailStore – Zukunftssichere Email-Archivierung

MailStore – Zukunftssichere Email-Archivierung

Email-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten Emails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige Emails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle Emails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen.

Kann eine Email als Beweis genutzt werden?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam Emails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen Emails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde. Sie gelten aber gemäß § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO7 als elektronisches Dokument grundsätzlich als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern Emails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Emails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO). Dies begründet die formelle Beweiskraft von Emails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten Emails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.

Anforderungen an eine revisionssichere Email-Archivierung

Email-Archivierung - SchemaGrundsätzlich müssen alle relevanten Emails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhein stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten Email-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.

(Auszüge aus dem “Leitfaden für Deutschland” von MailStore.)

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cobra CRM – Kundenbeziehungsmanagement

cobra CRM – Kundenbeziehungsmanagement

Ihre Kunden sind Ihr wichtigstes Kapital. Die meisten davon lieben es, individuell betreut und zum optimalen Zeitpunkt angesprochen zu werden. Ob ein kleiner Kreis oder „sehr viele“, mit cobra CRM Kundenbeziehungsmanagement haben Sie immer die richtigen Informationen zur Verfügung.

Starten Sie die nächste passende Aktion in Vertrieb, Marketing oder Service. Sei es ein personalisiertes Mailing, ein Newsletter, das Bearbeiten einer Kundenanfrage oder auch nur ein Anruf zur rechten Zeit. cobra CRM dient der effektiven Speicherung und Nutzung aller Informationen zu Kunden, Kontakten und Vertrieb.

Über cobra

Die cobra – computer‘s brainware GmbH mit Sitz in Konstanz wurde 1985 gegründet und gilt als deutscher CRM-Pionier. Seit 30 Jahren entwickelt und vertreibt cobra innovative CRM-Lösungen, die Unternehmen in Deutschland, der Schweiz und Österreich bei der Optimierung der Kernprozesse in Vertrieb, Marketing und Service unterstützen. Durch die transparente Abbildung von Vertriebschancen und die Analyse aktueller Kundendaten für Management-Entscheidungen können sich cobra-Kunden effizient und kundenorientiert am Markt positionieren und von Wettbewerbern durch zielgerichteten Service und bessere Kundenbindung abheben.

Kundenbeziehungsmanagement zur Steigerung der Effizienz

cobra legt besonderen Wert darauf, mit ihrer CRM-Software die Effizienz in allen Unternehmensbereichen – Marketing, Vertrieb und Service – zu steigern. Dies gelingt mit cleveren Werkzeugen, durch Prozessoptimierung und den Einsatz eines intelligenten Workflow-Managements. Besonders im Vertrieb kann mehr Effizienz für direkten Umsatzzuwachs sorgen. Unterstützt von der CRM-Software können Unternehmen ihre Vertriebsstrategie definieren und erfolgreich umsetzten.

cobra CRM - Bearbeiten

Beim Softwaredesign achten die cobra-Entwickler besonders auf einfache Bedienbarkeit und strukturierte Oberflächen für den Anwender. Übersichtlich und schnell auffindbar werden die Kundendaten samt anhängenden Dokumenten dargestellt.

Installierte Basis

cobra bedient mittlerweile rund 18.000 Kunden in jeder Branche und jeder Größenordnung. So nutzt seit Anfang der 90er Jahre das Goethe-Institut die cobra-Lösungen weltweit. Zu seinen großen Kunden zählt das Konstanzer Softwarehaus auch die Unimog-Sparte der Daimler AG, Siemens, Syngenta oder die E.ON Ruhrgas. Im Kundenstamm finden sich neben dem ADAC und dem Deutschen Roten Kreuz auch Unternehmen wie FOSSIL, der schweizerische Konzern Emmi, Einrichtungen wie die Hessische Landesvertretung in Berlin. Daneben setzen auch unzählige kleinere und mittelständische Unternehmen auf die Vorteile der professionellen cobra CRM-Software.

Kooperationen

Eine umfassende Integration in die vorhandene Systemumgebung sorgt für noch mehr Effizienz. In Kooperationen mit zahlreichen Herstellern wie Tobit, inxmail und Dymo bringt jeder der Partner seine Kernkompetenzen in die Kundenmanagement-Lösung ein. Schnittstellen zu den Produkten zahlreicher ERP-Hersteller wie z.B. SAP, SelectLine, microtech, sage und Lexware sind bei cobra ebenso erhältlich wie zu DMS-Lösungen von ELO, DocuWare und inoxision u.v.m. Mit diesen Schnittstellen ermöglicht cobra ihren Kunden das verzahnte Miteinander ihrer Programme sowie höchste Transparenz der Kundeninformationen und damit den effizienten Ablauf innerhalb des Unternehmens.


Unser Service für Sie

cobra CRM SchnittstellenTHIEMANN bietet als cobra CRM Partner eine hochflexibel anpassbare und leistungsfähige Kundenmanagement-Software. Diese kann bei Bedarf um selbst programmierte Schnittstellen und Zusatzfunktionen angereichert werden. Wir bieten dazu individuelle Programmierungen oder bereits existierende Tools an.

Zu den Produkten von Lexware, sage, microtech, Microsoft Dynamics, SAP und SelectLine können wir vorgefertigte Schnittstellen in cobra CRM für Sie integrieren. Skalierung, Leistungsumfang und Voraussetzungen der Schnittstellen variieren in Abhängigkeit des eingesetzten Produkts. Wir beraten Sie dazu!

Mit cobra CRM werden Sie „schneller erfolgreich“ sein. Wir von THIEMANN zeigen Ihnen den Weg dorthin.

Um Ihnen die vielen Möglichkeiten von cobra CRM zu präsentieren, können Sie mit dem >> Anforderungsformular eine unverbindliche Vorab-Beratung mit uns vereinbaren.

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SelectLine – Kaufmännische Software

SelectLine – Kaufmännische Software

Die Abläufe in Warenwirtschaft, Produktion und Verwaltung besser koordinieren, Informationen schneller bekommen, einfach moderner arbeiten. Das bietet Ihnen die kaufmännische Software SelectLine. Mit rund 30.000 Anwendern und breit gefächerter Markterfahrung gehört das System zu den etablierten Lösungen bei kleinen und mittleren Betrieben.

Die SelectLine Business Software

Die SelectLine ERP Software bietet dank modularem Aufbau und vielfältiger Konfigurationsmöglichkeiten die perfekt anpassbare Softwarelösung für Ihr Unternehmen. Unter anderem stehen Ihnen diese ERP-Module zur Verfügung:

  • Warenwirtschaft
  • Rechnungswesen
  • Anlagenbuchhaltung
  • Kassenbuch
  • Artikelmanager
  • Plantafel
  • SL.mobile

THIEMANN berät Sie bei der Auswahl der richtigen Module, führt das System ein und macht, wenn nötig, individuelle Anpassungen. Auch danach stehen wir Ihnen mit technischer Hotline und Anwendungsberatung zur Seite.

Zusätzlich gibt es viele Erweiterungen z.B. zur Lagerverwaltung, Betriebsdatenerfassung (BDE) mit Barcodescanner, RMA-Modul zur Reklamationsabwicklung, Intrastat, Zeiterfassung, CRM sowie Schnittstellen zu weiteren Programmen, Dokumentenmanagement und Webshop-Anbindungen. Hervorzuheben ist auch die Verknüpfungsmöglichkeit mit cobra CRM, eine der leistungsfähigsten Lösungen für Kundenbeziehungsmanagement.

SelectLine ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen von einem bis mehreren hundert Arbeitsplätzen. Durch die optimale Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit ist SelectLine für alle Branchen bestens geeignet.

Vereinfachen Sie Ihre Arbeitswelt


Unser Service für Sie

Datenübernahme aus AltsystemenEin wichtiges Kriterium zum Wechsel auf ein neues, leistungsfähigeres System ist oft, bestehende Datenbestände zu übernehmen. Wir bieten Ihnen neben der Beratung und Planung zum Einsatz von SelectLine auch die Datenübernahme aus Ihren Altbeständen an. Konsolidieren Sie Inhalte und verbessern Sie dabei auch die Datenqualität!

Um Ihnen die vielen Möglichkeiten von SelectLine zu präsentieren, können Sie mit dem >> Anforderungsformular eine unverbindliche Vorab-Beratung mit uns vereinbaren.

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cobra 1:n Serienbrief

Cobra 1:n Serienbrief

Die Zusatzsoftware cobra 1:n Serienbrief von Thiemann Computer ermöglicht es, aus cobra CRM Datensätze aus beliebigen Zusatztabellen oder freien Tabellen in Serienbriefen auszugeben.

Ohne unser Tool kann cobra CRM das nur in Einzelbriefen. In Serienbriefen sind nur 1:1 verknüpfte Daten darstellbar.

Wir haben die Software für einen Kunden entwickelt, der als gemeinnützige Organisation zum Jahresende Spendenquittungen für alle Spender ausstellen möchte. Im Serienbrief können alle Spenden aufgelistet werden, die die jeweilige Spender im gesamten Jahr gespendet hat. Es lassen sich damit aber auch beliebige andere kundenspezifische Daten, Listen, Übersichten und Zusammenstellungen in Serienbriefen ausgeben, z.B.:

  • Auswertungen
  • Kundenkontakte
  • Gerätelisten
  • Zeitkonten
  • Arbeitslisten

Bei Interesse kontaktieren Sie uns per E-Mail oder telefonisch unter 08192-997280.

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