ecoDMS – Dokumentenverwaltung und -archivierung

By Heiko Thiemann01 April, 2019Unternehmenssoftware

ecoDMS – Dokumentenverwaltung und -archivierung

Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.

Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

Plattformunabhängiges Client-Server-System
- Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
- Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
- Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
Beliebige Dateiformate archivieren
- z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
- z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
Papierdokumente scannen und archivieren
Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
PDF Editor mit Stempelfunktion
Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
Benutzer- und Gruppenverwaltung
Verbindung mit LDAP und Active Directory
Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
Versionsverwaltung
Revisionskonforme Dokumentenhistorie
Komfortable Funktion für Backup & Restore
Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.

Eine kleine Auswahl von Screenshots

Volltextsuche Überblick

MailStore – Zukunftssichere Email-Archivierung

By Heiko Thiemann08 Juni, 2017Unternehmenssoftware

MailStore – Zukunftssichere Email-Archivierung

Email-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten Emails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige Emails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle Emails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen.

Kann eine Email als Beweis genutzt werden?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam Emails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen Emails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde. Sie gelten aber gemäß § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO7 als elektronisches Dokument grundsätzlich als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern Emails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Emails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO). Dies begründet die formelle Beweiskraft von Emails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten Emails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.

Anforderungen an eine revisionssichere Email-Archivierung

Email-Archivierung - Schema Grundsätzlich müssen alle relevanten Emails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhein stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten Email-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.

(Auszüge aus dem „Leitfaden für Deutschland“ von MailStore.)

Unternehmenssoftware – Programme für Profis

By Heiko Thiemann25 Mai, 2017

Unternehmenssoftware – Programme für Profis

Mit unseren Angeboten zur Unternehmenssoftware schlagen wir die Brücke zwischen Hard- und Software, zwischen IT-Infrastruktur und modernen Business-Lösungen. Ihr Unternehmen braucht heute mehr denn je Digitalisierung, um die Effizienz in Organisation und Administration zu steigern. Nur so bleiben Sie im Wettbewerb die entscheidende Nasenlänge voraus.

Skalierbare Lösungen

Mit der Überlegung, welche Software Sie als Existenzgründer, Bildungsinstitution, Klein- oder Mittelstandunternehmen benötigen, bieten wir speziell ausgewählte Pakete an. Ob es nun das Betriebssystem ist, Office-Lösungen oder Groupware, CRM und ERP, Backup oder Mailarchiv – wir haben uns auf hervorragend skalierbare und zusammen passende Lösungen spezialisiert.

SelectLine

SelectLine ist ideal für mittelständische und kleine Unternehmen von 1 bis mehreren hundert Arbeitsplätzen. Durch die optimale Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit ist Selectline für alle Branchen bestens geeignet. Da SelectLine ein sehr mächtiges und leistungsstarkes ERP-System ist, bieten wir Ihnen einmalig vor dem Kauf eine kostenfreie Beratung von 2 Stunden im Umkreis von 50 km um Schondorf an. Rufen Sie uns einfach an.

cobra CRM

CRM Software dient der effektiven Speicherung und Nutzung aller Informationen zu Kunden, Kontakten und Vertrieb. Mit cobra CRM werden Sie „schneller erfolgreich“ sein. Wir von Thiemann zeigen Ihnen den Weg dorthin.

MailStore

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine Lösung wie MailStore erfüllt werden.

Unternehmenssoftware

Unser Service für Sie

Wir bieten Ihnen nicht nur die gesamte Bandbreite der technischen Produkte und Dienstleistungen, sondern unterstützen auch Ihren „Wandel im Denken“. Als Thiemann-Kunde haben Sie für jedes Thema einen persönlichen Ansprechpartner. Keine Warteschleifen im anonymen Call-Center, sondern schnelle und kompetente Problemlösung, auf Wunsch auch direkt vor Ort. Nutzen Sie unser Angebot und sprechen mit uns. Ganz unverbindlich präsentieren wir Ihnen Mittel und Wege, wie Sie Ihr Unternehmen „einfach digital“ machen können.

Wir beraten Sie in der Wahl der benötigten Software – immer im Hinblick auf spätere Erweiterungen und Updates. Die von uns empfohlenen Tools werden mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen wachsen. Spätere Datenübernahmen in leistungsfähigere Varianten sind dann auch gut zu lösen. Beachten Sie dazu auch unsere Informationen zu Datenmigration und Datenqualität.